Accounting

My Hotel is located in Pinellas County, Florida, USA, where three separate tax brackets are applied too room rent including 6% Florida State sales tax, 1% Pinellas County sales tax, and 6% Pinellas County Tourism Development tax. Collectively, these total 13%. However, due to rounding to the nearest penny, when applied individually, the total can vary by $0.01 - $0.05 depending on the number of nights on the reservation and how the tax brackets are configured.In Mews, they are configured as three separate tax brackets to accurately track how much is owed to each governing body and for which tax. Each day, I have to review the Billing screen for each OTA group to look for room reservations where payment has been applied using a Virtual Credit Card pre-approved for a specific amount which may be an exact match to the room and tax total or may be $0.01 - $0.05 more or less. I am attaching pictures to show what this looks like before I make adjustments and after I make adjustments.To enabl

My Hotel is located in Pinellas County, Florida, USA, where three separate tax brackets are applied too room rent including 6% Florida State sales tax, 1% Pinellas County sales tax, and 6% Pinellas County Tourism Development tax. Collectively, these total 13%. However, due to rounding to the nearest penny, when applied individually, the total can vary by $0.01 - $0.05 depending on the number of nights on the reservation and how the tax brackets are configured.In Mews, they are configured as three separate tax brackets to accurately track how much is owed to each governing body and for which tax. Each day, I have to review the Billing screen for each OTA group to look for room reservations where payment has been applied using a Virtual Credit Card pre-approved for a specific amount which may be an exact match to the room and tax total or may be $0.01 - $0.05 more or less. I am attaching pictures to show what this looks like before I make adjustments and after I make adjustments.To enabl

 Hello everyone,Mews only offers native accounting integrations for a handful of software (Cegid, Pennylane for France, Sage, QuickBooks, Xero...). Our accounting firm uses ACD Groupe (Cador/Suite Expert), which isn't on that list — so we have no way to get an export directly in the format they need (Date/Journal/Account/Debit/Credit/Label/Document). As a result, we have to rebuild this mapping by hand every month.Our previous PMS (Astério) let us configure our own export format ourselves, regardless of which software our accountant used.Suggestion: add a configurable accounting export in Mews Operations (custom column mapping + custom journal code), so we don't have to depend on a dedicated Marketplace integration for every accounting software on the market.If you're in the same situation, feel free to upvote 🙂

Dear all,We are currently experiencing an issue with our hotels in Austria regarding Booking.com reservations that include Bed & Breakfast.We have noticed a slight difference in the total amount charged. The reason appears to be that Booking.com calculates the city tax based on the total reservation amount (room + breakfast), whereas Mews calculates the city tax only on the room rate, since breakfast is configured as a separate product.As a result, there is a discrepancy between the total amount calculated by Booking.com and the amount charged in Mews.Has anyone else experienced the same issue? If so, how did you resolve it?Thanks in Advance for your Reply .George  

I noticed that for Swiss properties it’s mandatory to include a QR code for payment on their hotel invoices.  Will this roll out for other european properties as well even though it’s not mandatory?More and more companies are doing this and it reduces payment mistakes and reminders.We would really like those to be added to the pdf version of our sales invoices.

Hello everyone,I have a question, primarily for the Mews team.The Czech government has announced a new electronic sales reporting legislation (EET 2.0), which is expected to come into effect on January 1, 2027. Under this legislation, POS and payment system providers will be required to connect to government servers and automatically report sales and payment transactions (cash and card).Is Mews already preparing for this requirement, and can we expect support to be available by the time the legislation takes effect? Will Mews Payments terminals also be able to transmit the required transaction data, or will a separate solution be needed?Additionally, are there any preparations or actions that properties should start considering to ensure compliance?Thank you in advance for any information or updates you can share.Kind regards,Jan

Savez-vous s’il est possible de générer des balances de vérification qui ne soient pas que journalières ? Ce serait vraiment pratique de pouvoir extraire les données de manière mensuelle également par exemple… 

Is there a way to have a report by the end of the day to see if any price adjustment was made on any rate of that rate.For example, if a FDA does an adjustment in the pricing of a reservation due to a complaint at check-out, how can I, front office manager, or the revenue manager can track it?On the action log, in the report section, does not show this.

Gibt es eine Möglichkeit, je nach Zahlungart einen Dynamischen Inhalt auf der Rechnung anzudrucken?Bsp. ein Hinweis auf ein SEPA Mandat bei Lastschrift? Der Eintrag im Kommentarfeld hilft uns an der Stelle nicht weiter, wir benötigen wenn möglich einen Automatismus.Danke! 

Gaat Mews nog verder aan de lay-out van de xml / peppol facturen?Wij krijgen veel klachten van klanten in verband met de opmaak van deze factuur.  Er staat nergens een naam van een gast vermeld, de transactielijnen staan door elkaar gemengd.  We zijn bijna verplicht om de Mews factuur ook apart via email te sturen om duidelijkheid te geven aan de klant.Ik begrijp niet zo goed waarom de opmaak van dat bestand zo anders is als de data die op de Mews factuur staat.

Ich möchte eine Datev-Export-Datei erstellen (csv), die ich unserem Steuerberater übergeben kann.Aus HS/3 war dies kein Problem. Kann mir hierbei jemand weiterhelfen?

Hallo zusammen,wir würden uns gern mit euch zum Thema Anzahlungen in Mews austauschen.Grundsätzlich finden wir die Anzahlungsfunktion gut. Aus unserer Sicht funktioniert sie vor allem bei Einzelreservierungen, kleineren Gruppen und überall dort, wo die Abrechnung von Anfang an klar ist und kein Abrufkontingent dahinterliegt.Sobald es aber komplexer wird, kommen wir an Grenzen. Das betrifft bei uns vor allem:Abrufkontingente, bei denen zum Zeitpunkt der Anzahlung oft noch keine konkrete Reservierung existiert Selbstzahler innerhalb von Gruppen gemischte Abrechnungsvorgaben innerhalb einer GruppeGenau deshalb arbeiten wir aktuell teils mit der Anzahlungsfunktion, teils aber auch mit manuellen Postenbuchungen und Gegenbuchungen, weil wir damit im Alltag oft flexibler sind.Unsere größten Fragen sind:Abrufkontingente:Wie bucht ihr Anzahlungen, wenn noch gar keine Reservierung vorhanden ist?Aktuell sehen wir hier fast nur die Möglichkeit, mit manuellen Posten zu arbeiten.Gruppen / Selbstzahl

Gibt es eine aktuelle Information, wann diese Funktion nun für alle funktionsfähig und zugänglich sein wird?

Ich verstehe da etwas nicht.In der Reservierungsmaske kann ich über Posten Frühstück oder Garage buchenIn der Abrechnung kann ich über Produkt hinzufügen Frühstück oder Garage buchen. Wenn ich es in der Abrechnung buche, sehe ich den Umsatz der einzelnen Produkte im Managerbericht, aber die Mitarbeiter sehen es nicht auf der Gäste im Haus ListeWenn ich es als Posten buche, sehe ich im Managerbericht Produktumsatz als Gesamtbetrag, aber nicht, wieviel davon zb. auf Frühstück oder Garage Umsatz entfällt,  dafür sehen aber die Mitarbeiter wer Frühstück gebucht hat auf der Gäste im Haus ListeIch finde das passt so nicht im Managerbericht.

How can we charge a fee for reminders without adding a product to every single reminder? Is there a quicker way to add it?

Hallo zusammen,ich bin gerade etwas ratlos, vielleicht kann mir hier jemand weiterhelfen, da ich über den Support bisher keine Lösung gefunden habe.Für meine Buchhaltung benötige ich einen Bericht, in dem der Gesamtumsatz sauber nach 7 % und 19 % für MEWS POS und PMS aufgeschlüsselt ist. Im aktuellen Buchhaltungsbericht werden jedoch auch die Zimmerbuchungen berücksichtigt, die zusätzlich im POS-Bericht erscheinen, sodass es zu doppelten Umsätzen kommt.Hat jemand einen Workaround oder kann mir sagen, wie ich die Filter so einstellen kann, dass ich im PMS einen Bericht erhalte der mir genau das zeigt?Vielen Dank vorab und liebe GrüßePaul

Is there an automatic possibility to issue all invoice at once?

Beste, wanneer wij een product op een rekening toevoegen en wij geven exta info mee via “notes” onder “addtional settings” dan verschijnt deze info wel op de PDF-factuur maar deze info gaat niet mee wanneer we de factuur via Peppol versturen. Concreet voorbeeld:wij maken een voorschotfactuur.  Hiervoor hebben we een apart product.  In die “notes” geven we dan mee waarvoor dit juist is en de datum. Nu hadden wij verschillende voorschotfacturen gemaakt voor verschillende seminaries van 1 klant die hier zullen doorgaan in de loop van 2026.  Telkens mooi vermeld hoe en wat, maar wanneer onze klant de facturen via Peppol ontvangt kan hij deze info niet zien.  Dus hij weet niet voor welk seminarie welke factuur is. Is hier een oplossing voor? Alvast bedankt. Groetjes, Chantal

Hi everyone.  With our Event and Group Accommodation deposits, we use a Deposit Product code so when the invoice is posted into our accounting software (Xero) deposits go into a liability account. When a final invoice is created, the deposit is ‘reversed’ using a Less Deposit product code, taking it out of that liability account and into income. I’d be keen to see what other users do.  Thanks so much!

Via Peppol mogen alleen XML-bestanden worden verstuurd. Om toch een PDF mee te sturen, moet deze geëmbed worden in de XML (gecodeerd), zodat er technisch nog steeds slechts één XML-bestand wordt verzonden.Helaas is het niet verplicht om een pdf mee te sturen via Peppol. Daarom vraag ik of het mogelijk is om toch telkens de PDF te embedden in de XML?Zonder pdf is het voor onze klant moeilijk om facturen te lezen, te controleren en te boeken. 

Hi everyone.  I’m the Finance Manager at Trinity Wharf in Tauranga, New Zealand.  We are looking to make contact with Mews users in New Zealand and Australia, so would be super pleased to chat with anyone local to ask questions around user/accounting issues we have, and to see if there are things we could be doing better.

Hallo!Kann mir jemand einen Tip geben. Ich soll laut Datev die Verfolgung der Forderung deaktivieren. Ist das notwendig? Da ich dann ja auch über MEWS keine Zahlungsverfolgung mehr habe?