Was sind Abrechnungsautomatisierungen?
Abrechnungsautomatisierungen sind konfigurierbare Regeln in Mews, die automatisch Rechnungen erstellen und Buchungen an die richtige Rechnungspartei weiterleiten – basierend auf von dir definierten Bedingungen, wie z.B. Gastprofil, Firma oder Reisebüro, Reservierungsgruppe, Rate oder OTA-Prepaid-Status.
Sie können kontinuierlich (reagieren auf Änderungen an der Reservierung während des gesamten Aufenthalts) oder monatlich (für periodisierte Abrechnungen bei Langzeitaufenthalten) ausgeführt werden. Dadurch werden manuelle Rechnungsanpassungen weitgehend reduziert.
Zentrale Funktionen
Zeitplan:
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Kontinuierlich – wird bei jeder Änderung der Reservierung automatisch neu ausgeführt.
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Monatlich – wird einmal pro Monat zu einem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt, mit flexiblen Optionen für den Abrechnungszeitraum.
Umfang:
Beinhaltet buchbare und zusätzliche Services (z.B. Produkte der POS-Artikel) mit Auswahl nach Produkt, Kategorie oder Buchhaltungskategorie.
Bedingungen & Priorität:
Abrechnungsautomatisierungen können nach Gast, Firma, Gruppe, Rate oder OTA-Prepaid-Status definiert werden. Eine klare Prioritätslogik bestimmt, welche Regel angewendet wird.
Zielrechnung & Gruppierung:
Leite Buchungen entweder an den Gast oder die Firma weiter und wähle, ob die Rechnungen pro Reservierung oder pro Reservierungsgruppe zusammengefasst werden sollen - für eine saubere Abrechnung und Fakturierung.
Übersicht & Verwaltung:
Automations-Banner erscheinen direkt im Reservierungsablauf. Du kannst die zugeordneten Positionen in Abrechnung prüfen und alle Abrechnungsautomatisierungen zentral unter Einstellungen verwalten (anzeigen, bearbeiten, oder löschen).
Vorteile, die du sofort bemerkst
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Weniger manuelle Arbeit: Regeln übernehmen das Routing für Gäste, Firmen, Gruppen und OTA-Buchungen – so landet alles von Anfang an richtig.
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Schnellere Check-outs: Minimiert offene Posten und Korrekturen in letzter Minute, besonders in Kombination mit passenden Zahlungsrichtlinien.
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Konsistenz & Transparenz: Nur eine Regel greift pro Reservierung – mit klaren Erklärungen, was wohin weitergeleitet wurde und warum.
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Skalierbarkeit: Ideal für Events, Gruppen und Langzeitaufenthalte dank Gruppen-Routing und monatlicher Zeitplanung.
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Bessere Ergebnisse für Gäste & Buchhaltung: Weniger Fehler, klarere Berichte und ein reibungsloser Ablauf für Rezeption und Finanzteam.
Best Practices
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Mit Zahlungsrichtlinien kombinieren – Richte Zahlungen so aus, dass sie zu den Buchungen passen, die deine Abrechnungsautomatisierungen weiterleiten. So vermeidest du offene Anzahlungen und beschleunigst den Check-out.
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Klare Benennung – Verwende aussagekräftige Namen wie „MewsCon 2025 F&B-Abrechnung”, um Übersicht und Ordnung zu behalten.
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Konsolidieren, wo sinnvoll – Fasse ähnliche Regeln zusammen und lösche veraltete, um unter dem Limit von 1.300 Abrechnungsautomatisierungen zu bleiben.
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Im passenden Kontext erstellen – Erstelle Abrechnungsautomatisierungen direkt aus Reservierungsgruppen oder Verfügbarkeitsblöcken, damit sie exakt greifen.
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Früh prüfen – Überprüfe das Banner und den Abrechnungs-Tab vor der Anreise, um sicherzugehen, dass alles korrekt weitergeleitet wird.
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Zeitplan gezielt wählen – Kontinuierlich für den täglichen Betrieb, monatlich für Langzeitaufenthalte und periodische Rechnungen.
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Überschneidungen vermeiden – Gestalte Regeln so, dass sie sich nicht gegenseitig ausschließen; nur eine Abrechnungsautomatisierung gilt pro Reservierung.
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Berechtigungen prüfen – Nutzer müssen Bearbeitungsrechte für das Objekt und die Berechtigung “Reisebüroverträge erstellen und verwalten” besitzen.
Praxisbeispiele
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Hochzeit oder private Veranstaltung: Zimmer, Kurtaxe und Veranstaltungsräume werden auf die Gastgeberrechnung geroutet, während die Gäste ihre Extras selbst zahlen.
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Firmenevent: Zimmer und Meetingräume werden auf die Firmenrechnung gebucht, persönliche Ausgaben bleiben bei den Gästen.
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Gesponserter Aufenthalt: Ein VIP zahlt Zimmer und Frühstück für bestimmte Gäste, während diese zusätzlichen Leistungen selbst übernehmen.
Fazit
Abrechnungsautomatisierungen bringen Struktur, Effizienz und Präzision in deinen Abrechnungsprozess. Sie sparen Zeit, verhindern Fehler und sorgen für reibungslose Abreisen und saubere Finanzberichte.
Folge unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, um das volle Potenzial deiner Abrechnungsautomatisierungen auszuschöpfen.