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Solved

Reservierungsbestätigung e-Mail Verlauf wird nach 3 Monaten gelöscht

  • June 16, 2026
  • 4 replies
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M

wir benötigen eine Speicherung der Buchungsbestätigung von Gästen bis zur Abreise der Gäste.

Nach 3 Monaten wird der e.-Mail Verlauf in MEWS gelöscht. Wenn der Gast erst später nach einem Jahr oder mindestens nach 3 Monaten Anreist ist der e-Mail Verlauf nicht mehr Sichtbar. Wir haben gerade das Problem, das Gäste behaupten einen anderen Preis bestätigt bekommen zu haben als der den Sie bezahlt haben und können es nicht mehr nachvollziehen, da die 3 Monate um sind!

Des weiteren speichern wir auch Verträge in den Gästeprofilen, z.B. bei Firmen.

Alle Buchungsbestätigungen noch einmal extra abzuspeichern ist doch nicht Sinn und Zweck?

Best answer by adrianne.flores

Hallo ​@Marita B. 

ich kann den Hintergrund Ihrer Anfrage gut nachvollziehen.

Aktuell ist die E-Mail-Historie in Mews auf die letzten 3 Monate begrenzt und nicht als langfristiges Archiv für Buchungsbestätigungen, Verträge oder andere wichtige Dokumente vorgesehen.

Für Unterlagen, die auch nach diesem Zeitraum noch nachvollziehbar und verfügbar sein müssen – beispielsweise Buchungsbestätigungen, Firmenvereinbarungen oder unterschriebene Verträge – empfehlen wir daher, diese zusätzlich in einem separaten Archivierungssystem zu speichern. Dies kann beispielsweise ein dediziertes E-Mail-Postfach, eine Dokumentenablage oder ein anderes von Ihrem Betrieb genutztes Archivierungssystem sein.

Ich verstehe, dass dies insbesondere bei Buchungen mit langer Vorlaufzeit zusätzlichen Aufwand bedeuten kann. Die E-Mail-Historie in Mews sollte derzeit jedoch eher als Kommunikationsverlauf und nicht als dauerhaftes Dokumentenarchiv betrachtet werden.

Viele Grüße

    4 Replies

    Johannes Rott
    Community Luminary
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    • Johannes Rott
    • Community Luminary
    • June 16, 2026

    ​@Marita B. ihr könntet euch die Email selbst nochmal neu schicken, insofern der Preis nicht geändert wurde, seht ihr die Originalbestätigung. 

    Einfach in der Reservierung - Mailing und nicht an Gast sondern - Benutzerdefiniert und die entsprechende Mail Adresse.

     

    Johannes Rott // IMLAUER Hotels
    M
    • Marita B.
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    • June 16, 2026

    ich denke das wäre eine Aufgabe von MEWS dies anders zu handhaben. Sobald der Gast abgereist ist danach noch zwei Wochen, dann diese zu löschen?

    Jede Buchungsbestätigung noch einmal separat abspeichern, ist irrelevant.

    Johannes Rott
    Community Luminary
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    • Johannes Rott
    • Community Luminary
    • June 16, 2026

    ich denke das wäre eine Aufgabe von MEWS dies anders zu handhaben. Sobald der Gast abgereist ist danach noch zwei Wochen, dann diese zu löschen?

    Jede Buchungsbestätigung noch einmal separat abspeichern, ist irrelevant.

    ​@Marita B. das ist auch nicht optimal.. was wird gemacht wenn ein Chargeback 6 Monate später kommt… wenn dann müssten Sie komplett gespeichert bleiben am Profil des Gastes.

    Johannes Rott // IMLAUER Hotels
    adrianne.flores
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    • adrianne.floresCommunity Ambassador
    • Community Ambassador
    • Answer
    • June 18, 2026

    Hallo ​@Marita B. 

    ich kann den Hintergrund Ihrer Anfrage gut nachvollziehen.

    Aktuell ist die E-Mail-Historie in Mews auf die letzten 3 Monate begrenzt und nicht als langfristiges Archiv für Buchungsbestätigungen, Verträge oder andere wichtige Dokumente vorgesehen.

    Für Unterlagen, die auch nach diesem Zeitraum noch nachvollziehbar und verfügbar sein müssen – beispielsweise Buchungsbestätigungen, Firmenvereinbarungen oder unterschriebene Verträge – empfehlen wir daher, diese zusätzlich in einem separaten Archivierungssystem zu speichern. Dies kann beispielsweise ein dediziertes E-Mail-Postfach, eine Dokumentenablage oder ein anderes von Ihrem Betrieb genutztes Archivierungssystem sein.

    Ich verstehe, dass dies insbesondere bei Buchungen mit langer Vorlaufzeit zusätzlichen Aufwand bedeuten kann. Die E-Mail-Historie in Mews sollte derzeit jedoch eher als Kommunikationsverlauf und nicht als dauerhaftes Dokumentenarchiv betrachtet werden.

    Viele Grüße

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