New reservations notification

Hi Haris,

would an automatic task in Mews be sufficient for you when a new reservation is created? This could likely be implemented quite easily using Zapier.

I have already successfully set up several automations between Mews and Zapier this way. Zapier also has a built-in AI assistant that guides you step by step through building the automation, which makes the setup surprisingly easy.

For example, you could automatically create a task for the front office whenever a new reservation is made, so the team can immediately see during the day that a new booking has been created.

Best regards
Andreas

Hello Andreas, Thank you for your answer!

Is Zapier free to use?

If its possible to set it up where it creates a task whenever a new reservation is made on the day todays date that would be cool. 

the problem is that; during the evenings we might get late bookings, sometimes it can be hard to tell if they are new or old - what i want is a notification on the new booking on the day that “im currently on” if you understand. 

today its 5th march - so i would prefer that if i recieved a new reservation today id get a notification. 

thanks! 

Hello,
You can filter the reservation report so that you can see all newly created bookings within a desired time period. This should work for your purposes.
Of course, you have to activate this yourself; it would unfortunately not happen automatically. ;-)
Best regards,
Leif

Good morning ​@Haris.olebull !

we do use the email notification and thats pretty much it. Thats quite enough for our day to day business as my Front office team is also the reservation department.

Hi  - yes i know this one, but it is time consuming and i would rather just have a notification whenever a new reservation on day to day basis pops in so that we can set up extra beds etc accordingly. 

We have a lot of extra beds thats why.. 

But a good suggestion ofc, its just routine honestly

Hi Johannes, 

thank you!

Yes i also have the email notification, but this is for all future reservations. 

When we used Hotsoft from Hoistgroup - we had reservation pop up with no room nr - here we could easily filter new reservations as the old reservations were allocated to a room nr. 

Best regards

Haris - Ole Bull

Bergen, Norway

Hi Haris,

I understand. That is exactly what I still want to set up with Zapier as well, so that colleagues can at least be warned, even at short notice, when new last-minute bookings come in. Sometimes these are travelling families, extra beds need to be prepared, and so on.

So really only for very short-notice reservations = today for today.

Zapier is free in the basic version. However, I now pay for the service because it automates many things that otherwise had to be done or checked manually. For €20, I probably save around 20 hours of manual work per month. For me, it is definitely worth it.

But just try the free version first and see how it works for you.

Best regards,
Andreas

HI ​@Andreas Behl welche app bzw. System nutzt ihr zu Benachrichtigung sprich pushover oder ähnlich?

hab mir das mit Zapier eben mal angesehen und das sieht sehr leicht zum aufsetzten aus.

​@Haris.olebull it shows as well reservations for today… we get an email for every single reservation, does not matter which date..

Wirklich super einfach. Ihr könnt auch da sicher Mails versenden oder so. Aber uns reichen die internen MEWS Aufgaben, die auf dem Dashboard sichtbar sind.

Wir versuchen so wenig zusätzliche Systeme zu nutzen, wie es sinnvoll ist.

Hab mich auch lange nicht an Zapier rangetraut, aber mittlerweile versuche ich alles was anhand von Regeln abzubilden geht damit zu automatisieren, weil es dich zwar ein paar Euro kostet, aber die in den Operations einfach viel Zeit spart, bzw. Zeit freigibt für echten Service und damit auch Umsatz.

Hi ​@Andreas Behl 

Thank you for the detailed information!

So Zapier can make tasks for new reservation - day to day as we have spoken about?

Is it easy to set up?

Thanks for the understanding and the help. :-)

-Haris, Ole Bull

HI ​@Andreas Behl welche app bzw. System nutzt ihr zu Benachrichtigung sprich pushover oder ähnlich?

hab mir das mit Zapier eben mal angesehen und das sieht sehr leicht zum aufsetzten aus.

Wirklich super einfach. Ihr könnt auch da sicher Mails versenden oder so. Aber uns reichen die internen MEWS Aufgaben, die auf dem Dashboard sichtbar sind.

 

 

Wir versuchen so wenig zusätzliche Systeme zu nutzen, wie es sinnvoll ist.

 

Hab mich auch lange nicht an Zapier rangetraut, aber mittlerweile versuche ich alles was anhand von Regeln abzubilden geht damit zu automatisieren, weil es dich zwar ein paar Euro kostet, aber die in den Operations einfach viel Zeit spart, bzw. Zeit freigibt für echten Service und damit auch Umsatz.

​@Andreas Behl  heist Zapier erstellt hier eine interne Aufgabe? wir haben das Thema, dass der GM unseres Wellness Hotels gerne eine SMS oder ähnlich hätte venn ein VIP eingecheckt ist, deshalb die Suche über nach einer Lösung via Zapier und Puchover.

​@Andreas Behl könntest du mir eventell ein bis zwei Screenshots schicken von einem Zap… bei mir kommt immer der selbe Fehler? gerne auch per PN

HI ​@Andreas Behl welche app bzw. System nutzt ihr zu Benachrichtigung sprich pushover oder ähnlich?

hab mir das mit Zapier eben mal angesehen und das sieht sehr leicht zum aufsetzten aus.

Wirklich super einfach. Ihr könnt auch da sicher Mails versenden oder so. Aber uns reichen die internen MEWS Aufgaben, die auf dem Dashboard sichtbar sind.

 

 

Wir versuchen so wenig zusätzliche Systeme zu nutzen, wie es sinnvoll ist.

 

Hab mich auch lange nicht an Zapier rangetraut, aber mittlerweile versuche ich alles was anhand von Regeln abzubilden geht damit zu automatisieren, weil es dich zwar ein paar Euro kostet, aber die in den Operations einfach viel Zeit spart, bzw. Zeit freigibt für echten Service und damit auch Umsatz.

​@Andreas Behl  heist Zapier erstellt hier eine interne Aufgabe? wir haben das Thema, dass der GM unseres Wellness Hotels gerne eine SMS oder ähnlich hätte venn ein VIP eingecheckt ist, deshalb die Suche über nach einer Lösung via Zapier und Puchover.

Da ist vermutlich die größere Herausforderung, wer ist tatsächlich ein VIP oder welche Level gibt es :D

Aber richtig gut! Mir gefällt der Austausch :)

HI ​@Andreas Behl welche app bzw. System nutzt ihr zu Benachrichtigung sprich pushover oder ähnlich?

hab mir das mit Zapier eben mal angesehen und das sieht sehr leicht zum aufsetzten aus.

Wirklich super einfach. Ihr könnt auch da sicher Mails versenden oder so. Aber uns reichen die internen MEWS Aufgaben, die auf dem Dashboard sichtbar sind.

 

 

Wir versuchen so wenig zusätzliche Systeme zu nutzen, wie es sinnvoll ist.

 

Hab mich auch lange nicht an Zapier rangetraut, aber mittlerweile versuche ich alles was anhand von Regeln abzubilden geht damit zu automatisieren, weil es dich zwar ein paar Euro kostet, aber die in den Operations einfach viel Zeit spart, bzw. Zeit freigibt für echten Service und damit auch Umsatz.

​@Andreas Behl  heist Zapier erstellt hier eine interne Aufgabe? wir haben das Thema, dass der GM unseres Wellness Hotels gerne eine SMS oder ähnlich hätte venn ein VIP eingecheckt ist, deshalb die Suche über nach einer Lösung via Zapier und Puchover.

Da ist vermutlich die größere Herausforderung, wer ist tatsächlich ein VIP oder welche Level gibt es :D

 

Aber richtig gut! Mir gefällt der Austausch :)

​@Andreas Behl  das würdne wir über die Classification regeln, wenn er das auslesen kann :-)

You do need to familiarize yourself with the topic and experiment a bit. But yes, you can simply prompt and tell the AI ​​in Zapier what you want and how you want to get there. After a few rounds, it works quite well.

​@Haris.olebull 

Hi Haris,

just as a quick follow-up: I have now built this workflow in Zapier and it works well for us.

The Zap creates a Front Office task in Mews whenever a reservation is a true same-day booking, meaning the reservation creation date and the arrival date are the same on calendar-day level. That gives the team direct visibility of short-notice bookings and helps with things like room preparation, extra beds, upselling opportunities, and general arrival coordination.

I also adjusted the setup so it works without an unnecessary code step, which makes it simpler and more cost-efficient to run in Zapier.

In case it is useful for anyone here, I have shared the Zap template:
https://zapier.com/shared/d999a917744e8e257588f45f2bf5269fdc5b420b

Best regards,
Andreas