Viele kennen die Situation: Der Gast steht bereits an der Rezeption und ihr fotografiert noch den Ausweis oder füllt den Meldeschein aus. Dabei könnten viele dieser Schritte schon vor der Anreise erledigt werden.
Genau dafür gibt es den Online-Check-in. Wie er im Alltag genutzt wird, ist jedoch von Hotel zu Hotel unterschiedlich.
Im Wesentlichen gibt es drei Möglichkeiten:
1. Online-Check-in vor der Anreise
Der Gast erhält nach der Buchung einen Link und erledigt den Meldeschein, den Ausweis und die Zahlungsdaten bereits vor der Anreise.
An der Rezeption muss dann nur noch der Zimmerschlüssel oder die Zimmerkarte übergeben werden.
Diese Variante eignet sich besonders für Hotels mit wenig Personal an der Rezeption oder wenn Wartezeiten möglichst kurz gehalten werden sollen.
2. Online-Check-in als freiwilliges Angebot
Der Online Check in wird angeboten, ist aber keine Pflicht. Ein kleiner Vorteil, zum Beispiel ein früherer Zimmerbezug oder ein Begrüßungsgetränk, kann Gäste zusätzlich motivieren.
Wer den Online-Check-in nicht nutzen möchte, kann wie gewohnt an der Rezeption einchecken.
Diese Lösung passt oft gut zu Hotels mit einer gemischten Zielgruppe. Geschäftsreisende nutzen den Online-Check-in häufig, während Urlaubsgäste sich eher für den klassischen Check-in entscheiden.
3. Online-Check-in zur Vorbereitung
Der Online-Check-in läuft im Hintergrund mit. Die eigentliche Anmeldung erfolgt aber weiterhin an der Rezeption oder am Check-in Kiosk.
So liegen wichtige Informationen wie Gästedaten oder Ausweisdokumente bereits im System vor und der Ablauf vor Ort wird einfacher.
Diese Variante eignet sich besonders für Hotels mit vielen älteren Gästen oder wenn der persönliche Empfang einen hohen Stellenwert hat.
Welche Lösung passt zu eurem Hotel?
Für ein kleines Stadthotel mit etwa 25 Zimmern ist das freiwillige Angebot häufig ein guter Einstieg.
Hotels mit vielen Geschäftsreisenden oder gut planbaren Anreisen profitieren oft stärker von einem verpflichtenden Online-Check-in.
Viele Hotels berichten nach der Umstellung von deutlich kürzeren Abläufen an der Rezeption. Aus mehreren Minuten für Formulare wird oft nur noch eine kurze Schlüsselübergabe.
Wenn ihr von HS3 zu Mews wechselt, ist das außerdem eine gute Gelegenheit, eure bisherigen Abläufe zu überprüfen und den gesamten Check-in Prozess neu zu gestalten, anstatt bestehende Prozesse einfach zu übernehmen. Auch wenn die Umstellung zunächst etwas Eingewöhnung für das Team bedeutet, zahlt sie sich im Alltag oft aus.
💬 Wie nutzt ihr den Online Check in in eurem Hotel?
Habt ihr gute Erfahrungen gemacht oder gibt es etwas, das bei euch nicht funktioniert hat? Wir freuen uns auf eure Erfahrungen in den Kommentaren.
Mehr zur Einrichtung: Online-Check-in einrichten und Gäste einladen und Check-in-Formular anpassen.