– Dutch version below –

Hello,  

We are writing to inform you about the Mews action regarding the Tax update for 2026 in the Netherlands. 

Given that the increase from 9% to 21% must still pass through the Lower and Upper Houses (Tweede and Eerste Kamer) of parliament, we are not yet able to confirm the update in Mews but we are preparing for it. 

It is not presently possible to reflect different taxes in the system for the same rate. What that means is that, until the change is implemented in the program, the default VAT for stay occurring in 2026 will remain 9% and we don’t, at present foresee the change being implemented until the day the new tax comes into effect (currently, expected for January 1st 2026). 

That does not mean that it is impossible for you to prepare, and we wanted to share with you several steps to ensure the smoothest transition possible. 

STEP 1: Verify your Pricing environment 

That is not a setting that can be changed, but the following explanation will only make sense if you are in gross environment. You can check your environment by consulting  your Mews Accounting configuration (see The accounting configuration in Mews Operations: An overview of the settings) 

Why does your Pricing environment matter?  

In gross pricing, any tax shift on an existing reservation will be absorbed in the already arranged price to ensure that the confirmed price communicated to the customer, which is tax inclusive, does not shift.  

In practice, that means that if you confirm a 109€ room, and the VAT increases to 21%, instead of 100€ net and 9€ VAT, you now have 90.08€ net and 18.92€ VAT still giving the total of 109€ you confirmed to your customer. 

STEP 2: How to reflect the change, before the change is reflected in Mews? 

There are 2 aspects to this question that we will cover : the reservation price and the VAT amount. 

1. The Reservation Price: 

In order for you to confirm correct gross prices to your customer, you need to already load prices in Mews to reflect the increase on the Gross price. 

1.  Rooms: 
   If you are using Dynamic pricing via a Revenue Management integration, you can instruct your partner to send prices to Mews for nights of January onwards that reflects what the new gross rate would be after adjustment to the new VAT rate. This will not change the tax rates on those nights but the total price to ensure that correct 2026 gross prices are being quoted to customers and to allow easier adjustment when/if the new VAT rate is ratified. 
   
   If you do not use a Revenue Management System, we would suggest you change the base price of your base room rates to the 2026 value then, if need be, you can override in bulk the 2025 prices. Changing the base price of a base rate will not influence any date price you have already overwritten. (see Managing the pricing details of a rate in Mews Operations) 

2. Products:
   Products with Fixed price can be overridden much like base rates. (see Configuring the pricing details of a product) In the same vein, we do recommend changing the product base price, then overriding the 2025 dates for the currently offered price. 
   
   If you offer products with Relative price based on Gross pricing, as those will not change with the background VAT update, they should work as expected. 
   
   If you offer products with Relative price based on Net pricing, and the element(s) that product is based on is subject to the VAT increase, for example if your City tax is based on your accommodation net amount, there is nothing we can do at present to mitigate the fact that those product, or the City tax amount will be incorrect until the tax update occurs. In that case, we would suggest adding a disclaimer to your confirmation emails, informing the customer that the City tax amount may vary due to scheduled tax revision.  

2. The VAT amount 

If the VAT increase is ratified and confirmed for January 1st 2026, Mews will organize an update for the existing values of VAT to be shifted to the new VAT rate without impacting gross prices. 

In order for that to work for your property, it is of the utmost importance that any transaction on which the change needs to be reflected be left in a mutable state. The only way to do so is to ensure that you do not close any of those elements on bills or invoices as doing so would render us incapable of modifying their VAT. 

If you are afraid of human mistakes, or want to ensure the system blocks you from doing that, please note that the Bill closing field in your accounting configuration if set on “Only with consumed items” would block any user in your property from closing unconsumed revenue and, in consequence, any elements for the future. 

Why are we not advising you to create new rates? 

We are aware that the 21% tax rate already exists in your systems and that you could easily create new rates with the 21% tax rate today. The reasons why we do not advise this are as follows: 

• As the new tax rate has not yet officially been ratified, we cannot advise you to start selling your 2026 rooms with a tax rate of 21%. 

• If you do so, and the tax rate increase is not ratified, we will not be able to help you move those existing reservations back to the 9% VAT rate. 

• Doing such a change is a lot of work and needs to consider the duplication of every single rate, duplication of restrictions, creation of new restrictions, duplication of product rules, duplication of mapping... and we do not believe that solution to be accessible to most properties due to the time investment it would necessitate. 

Given the points above we do believe that it is not possible to consider the creation of new rates as a viable option for general guidance on this matter. 

If you have any further questions, you can submit a support ticket in Mews Operations using the Mews Digital Assistant.   

Best regards,  

The Mews Team 

___________________

Hallo, 

Via dit bericht informeren wij u over de aanpak van Mews rondom de aankomende BTW-verhoging in Nederland van 9% naar 21% per 1 januari 2026. Omdat deze wijziging nog moet worden goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer, kunnen wij deze in Mews nog niet doorvoeren, maar treffen wij alvast de nodige voorbereidingen. 

Op dit moment ondersteunt Mews niet de mogelijkheid om meerdere BTW-tarieven te koppelen aan hetzelfde tarief. Daarom blijft het standaard BTW-tarief voor verblijven in 2026 voorlopig op 9% staan. Wij verwachten dat de aanpassing pas op de ingangsdatum zal worden doorgevoerd. 

Dit betekent echter niet dat u zich niet alvast kunt voorbereiden. Hieronder vindt u enkele stappen om de overgang soepel te laten verlopen. 

Stap 1: Controleer uw prijsomgeving 
 

U kunt deze instelling niet zelf aanpassen. De onderstaande uitleg is alleen van toepassing als u in een bruto-omgeving werkt. Controleer dit via uw Mews Accounting-configuratie. (zie De accountingconfiguratie in Mews Operations: een overzicht van de instellingen). 

Waarom is dit belangrijk?  

In een bruto-omgeving blijft het totaalbedrag voor de gast gelijk, ook bij een BTW-wijziging. De verdeling tussen netto- en BTW-bedrag verandert automatisch. Bijvoorbeeld: een kamerprijs van €109 blijft €109 voor de gast, maar gaat van €100 netto + €9 BTW naar €90,08 netto + €18,92 BTW. 

Stap 2: Hoe kunt u de wijziging vooraf weergeven? 
 

Er zijn twee onderdelen: de prijs van de reservering en het BTW-bedrag. 

1. De prijs van de reservering: 

•  Kamers: 
  Als u dynamische prijsstelling gebruikt via een Revenue Management-integratie, kunt u uw partner verzoeken om vanaf januari prijzen aan Mews door te geven die het nieuwe bruto tarief weergeven, inclusief de verwachte BTW-aanpassing. Het belastingtarief voor die nachten blijft ongewijzigd; alleen de totaalprijs wordt aangepast. Zo zien gasten de juiste bruto prijzen voor 2026 en verloopt de toekomstige aanpassing eenvoudiger zodra het nieuwe BTW-tarief officieel wordt goedgekeurd. 
  
  Werkt u zonder Revenue Management Systeem? Pas dan handmatig de basisprijzen van uw kamerarrangementen aan voor 2026. Indien nodig kunt u prijzen voor 2025 in bulk overschrijven. Het aanpassen van de basisprijs van een tarief heeft geen invloed op datums waarvan de prijs al eerder is overschreven (zie De prijsgegevens van een tarief bewerken in Mews Operations). 

• Producten:
  Producten met een vaste prijs kunnen, net als basistarieven, worden overschreven (zie Het configureren van de prijsdetails van een product). In diezelfde lijn raden wij aan om de basisprijs van het product aan te passen en vervolgens voor de data in 2025 de huidige prijs te overschrijven. 
  
  Wanneer je producten aanbiedt met een relatieve prijs op basis van bruto prijzen, worden deze niet beïnvloed door de btw-wijziging die op de achtergrond plaats zal vinden en zouden ze naar verwachting correct blijven functioneren. 
  
  Als je producten aanbiedt met een relatieve prijs gebaseerd op netto prijzen, en het element waarop dat product is gebaseerd onderhevig is aan de btw-verhoging, bijvoorbeeld als je toeristenbelasting gebaseerd is op het netto bedrag van je accommodatie, kunnen wij op dit moment niets doen om te voorkomen dat die producten of het bedrag van de toeristenbelasting onjuist zijn totdat de btw-wijziging plaatsvindt. In dat geval raden wij aan een disclaimer toe te voegen aan je bevestigingsmails, waarin je de gast informeert dat het bedrag van de toeristenbelasting kan variëren vanwege de aankomende belastingwijziging. 

2. Het BTW-bedrag: 

Zodra de verhoging definitief van toepassing is, zal Mews de BTW-waarden automatisch aanpassen zonder dat dit effect heeft op de bruto prijzen (naar verwachting zal dit plaats vinden op 1 januari 2026).

Hiervoor moeten alle betrokken transacties bewerkbaar blijven. Sluit daarom geen facturen of rekeningen voor toekomstige verblijven waarop de wijziging van toepassing is.

Wilt u menselijke fouten voorkomen, zet dan in uw accountingconfiguratie het veld ‘Rekeningen sluiten’ op “Alleen bij  verbruikte items” (zie De accountingconfiguratie in Mews Operations: een overzicht van de instellingen). 

Waarom raden wij niet aan om nieuwe tarieven aan te maken? 

Alhoewel het mogelijk is een tarief aan te maken met een BTW percentage van 21%, adviseren wij dit  voorlopig nog niet te doen.

• De BTW wijziging is namelijk nog niet officieel en het terugdraaien ervan is complex en tijdrovend. 

• Als je dit toch doet en de tariefverhoging niet wordt goedgekeurd, kunnen wij je niet helpen om die bestaande reserveringen terug te zetten naar het 9%-btw-tarief. 

• Het doorvoeren van zo’n wijziging is een intensief proces waarbij elk tarief, alle restricties, productregels en mappings opnieuw moeten worden gedupliceerd of aangemaakt. Wij zijn van mening dat deze aanpak voor de meeste accommodaties niet haalbaar is vanwege de grote tijdsinvestering die hiervoor nodig is. 

Gezien bovenstaande punten vinden we dat het aanmaken van nieuwe tarieven niet als een haalbare optie kan worden beschouwd voor deze kwestie. 

Mocht u vragen hebben, gebruik dan in Mews Operations de Mews Digital Assistant om een supportticket in te dienen.

Met vriendelijke groet, 
Het Mews Team