Verfügbarkeitsblöcke („Availability Blocks“) sind eine Funktion in Mews, um die Zimmerverfügbarkeit für bestimmte Zeiträume zu steuern. Insbesondere für Gruppenbuchungen, exklusive Events oder besondere Verkaufsaktionen kann das sehr hilfreich sein. Damit könnt ihr große Reservierungskontingente effizient verwalten, Buchungsfenster öffnen oder schließen und sicherstellen, dass geplante Kontingente während festgelegter Zeitfenster reserviert sind. 

Was sind Verfügbarkeitsblöcke? 

Ein Verfügbarkeitsblock ist eine Reservierung einer festgelegten Anzahl von Zimmern für eine bestimmte Zeitspanne. Diese Zimmer werden temporär aus dem allgemeinen Verfügbarkeitsbestand genommen, um sie einer bestimmten Gruppe, einem Event oder einem besonderen Zweck zuzuweisen. Erst nach Freigabe des Blocks stehen die nicht genutzten Zimmer wieder zur allgemeinen Buchung zur Verfügung, was als „Auto-Release“ (automatische Freigabe) bezeichnet wird.  

!Wichtig!: Aktuell werden diese vor-reservierten Zimmer nicht in der Zeitachse angezeigt, da es in dem Moment des Blocks noch keine zugewiesenen Gastprofile gibt. Unser Team schaut sich momentan verschiedene Möglichkeiten an, die Blöcke in der Zeitachse zu reflektieren, damit es nicht zu versehentlichen Überbuchungen kommt. Ein genauer Zeitplan für ein eventuelles Feature Release ist noch in Arbeit. 

Vorteile von Availability Blocks 

• Effizientes Gruppenmanagement: Größere Buchungsanfragen können zentral und klar verwaltet werden. 
• Zeitlich begrenzte Kontingente: Zimmer sind für einen bestimmten Zeitraum exklusiv für definierte Personengruppen oder Zwecke verfügbar. 
• Automatische Freigabe: Nicht genutzte Zimmer im Block stehen nach Ablauf des Buchungsfensters automatisch wieder für andere Gäste zur Verfügung. 
• Fehlervermeidung: Doppelbuchungen oder Überbuchungen werden verhindert, da die Zimmer geblockt und aus dem regulären Verkauf genommen sind. 
• Anlegen eines eigenen privaten Buchungslinks: Ganz speziell für z.B. private Gruppen oder auch Firmen, die eine eigene Abmachung mit euch haben, eignet sich ein eigener Buchungslink als ganz spezielles Highlight, ausgestattet mit einer eigenen (abgeleiteten) Rate 

So funktioniert die Erstellung eines Verfügbarkeitsblocks in Mews 

Block anlegen: Gehe in Mews auf "Verfügbarkeitsblöcke - Bericht” und definiere den Zeitraum, die Anzahl der benötigten Zimmer sowie welche Kategorien gewünscht sind. 

•  Wichtig hierbei: Die “Externe Kennung” kann nur beim Anlegen des Blocks festgelegt werden – wenn es also für Importe oder auch externe Event-Management Systeme benutzt werden soll, empfiehlt es sich, hier eine Abkürzung zu benutzen, die eindeutig zugewiesen werden kann. Im Falle des Beispiels oben also z.B.: “KoenigHochzeit”. Manche Systeme limitieren die Anzahl Zeichen an dieser Stelle, also am besten vorher prüfen! 

Gruppen-/Event-Details eingeben: Weise den Block einer Gruppe, Firma, oder einem Event zu, um den Kontext klar zu definieren und vor allem auch Abrechnungseinstellungen bei jedem Pickup automatisch zu hinterlegen. 

Raten und Regeln festlegen: Bestimme, welche Preisstruktur und Buchungsregeln auf den Block angewendet werden. Die Rate für den Block wird abgeleitet und ist daher privat, zählt auch nicht zu eurem regulären Raten-Setup. Der Preis kann aber komplett individuell angepasst werden, leitet sich also nur die grundlegenden Settings von der Ursprungsrate ab, keine automatischen Preisupdates. 

Auto-Freigabe aktivieren: Definiere, wann nicht gebuchte Zimmer aus dem Block wieder allgemein verfügbar werden sollen. Es gibt entweder ein fixes Datum, ähnlich wie bei optionalen Reservierungen (da ein Verfügbarkeitsblock ja auch in gewisser Weise optional ist), oder auch eine regelmäßige Freigabe. Regelmäßige Freigabe schaltet automatisch zu einem gewissen Zeitpunkt vor dem geblockten Reservierungsdatum die Zimmer wieder für den regulären Verkauf frei. Sprich, ein Verfügbarkeitsblock kann über den Zeitraum eines Monats 5 Doppelzimmer blocken und jeden Tag für die kommende Woche alle 5 Zimmer freigeben, falls sie nicht über die “Pickup”-Funktion gebucht wurden.  

Einstellungen - Block verwalten: Behalte den Überblick über gebuchte, noch offene und freigegebene Zimmerkontingente. Passe ggfs. Die Anzahl der Zimmer, die Kategorien, die geblockt werden sollen, oder klicke auf “Pickup”, um eine Reservierung für eines der vorreservierten Zimmer anzulegen. 

Fazit 

Grundsätzlich gilt also; Verfügbarkeitsblöcke eignen sich insbesondere für dezidierte Gruppen, Anlässe oder Firmen-Kontingente. Sie fungieren als eine Vorreservierung ohne Gästenamen zu erfordern und beeinflussen die Verfügbarkeit entsprechend. Somit steht für die Hochzeit am Wochenende oder auch den Firmengast unter der Woche immer ein Zimmer bereit, ohne durch Online-Buchungen überbucht werden zu können. 

Hinweis zur Verfügbarkeitsanzeige: Es ist aktuell nicht in der Zeitachse sichtbar, ob ein Verfügbarkeitsblock bestimmte Zimmer vorreserviert hat oder nicht. Wenn eine Reservierung online oder auch über die reguläre “Neue Reservierung anlegen” Funktion angelegt wird, ist die Verfügbarkeit dennoch immer aktuell. Es kann natürlich trotzdem zu Verwirrung führen, wenn ein Mitarbeiter eine neue Reservierung direkt über den Zimmerplan anlegen möchte.