Solved

Debitoren tracken über das Hauptbuchkonto

  • 16 April 2024
  • 8 replies
  • 92 views
F

Liebe Alle,
da es in mews kein Mahnwesen gibt, tracken wir unsere Debitoren über das Hauptbuchkonto.

Um zu sehen, welche Rechnungen noch offen sind, filtern wir zunächst über das Konsumierungsdatum und schauen uns dann die Daten, die bereits eine Mahnstufe überschritten haben, genauer an.

Hier kommen wir zu unserem Problem: Wenn wir am 05.03.24 drei Rechnungen ausgestellt haben, von denen nur noch eine unbezahlt ist, so zeigt uns das Hauptbuchkonto die anderen beiden Rechnungen dennoch als unbezahlte Rechnungen an. Erst, wenn ich in das Profil gehe sehe ich dann, dass die Zahlung bereits getätigt und die Rechnung geschlossen wurde.
 

Rechnungen gelten im Hauptbuch scheinbar erst als bezahlt, wenn man ein Datum nach dem Zahlungsdatum filtert. Jedes Datum davor zeigt bezahlte Rechnungen noch als offen an.

 

Habt ihr vielleicht eine übersichtlichere Möglichkeit gefunden, um Debitoren zu tracken?

 

Liebe Grüße aus Hamburg
Frauke

icon

Best answer by Svenja 16 April 2024, 20:31

View original

8 replies

C

Hi Frauke,

wir tracken das über den Punkt “Rechnungen”

Dann filtern wir nach Geschlossen - Datum (Beginn, Ende wie gewünscht) - Status (überfällig, unbezahlt). Dann solltest du alles sehen können.

Ich denke, dass dann jede bezahlte Rechnung natürlich auch geschlossen sein muss, damit das System alles komplett richtig erkennt. Wir verschieben die offenen Posten dann einfach auf eine neue Rechnung und schließen die ausgeglichene.

Viele Grüße aus Damme

Christian

M
Userlevel 3
Badge +2

@Frauke Wir nutzen den Bills and Invoices Report.

Filter: Closed
Zeitraum: Seit Anbeginn der Mews Zeit

Status
Unpaid und Overdue Reports (oder nur Overdue)

Options
Load values (sonst sieht man die Beträge nicht)

Klappt aus unserer Sicht sehr gut.

Über den Excel Export könnte man sich dann auch einen Serienbrief einrichten, der das Mahnwesen abdeckt (Serienbrief in Word, welcher die exportierte Excel als Quelle nimmt), ist aber ein bisschen IT zu Fuss.

Über den Excel Report - Pivot Tabelle kann man sich dann auch eine klassische Aging Ansicht bauen (0-30 Tage, 30 - 60 Tage etc.), aber auch da ein bisschen manuelle Arbeit notwendig.

Viele Grüsse aus Österreich, Marc

P
Badge

Moin Frauke,

 

wir machen das ganze noch etwas komplizierter da uns dies zu unübersichtlich mit Mews ist.

 

Wir haben eine Excell Tabelle angefertig die sich automatisch alle relevanten Daten aus dem Accounting Ledger / Sales Ledger zieht und uns dann die Posten ordentlich nach Mahnstufen / Zeitfenstern ausspuckt.

 

Crux an der ganzen Geschichte:

Es benötigt einen Excel-Crack der die Formeln ordentlich aufsetzt.

Die Reports müssen zum gewünschten Zeitpunkt erst gezogen werden und im Anschluss mit der Excel Tabelle Verknüpft werden.

Sobald Mews ein kleines Update in den beiden Listen zieht, ist alles direkt wieder murks und die ganzen Verknüpfungen müssen neu gezogen werden.

 

 

Solange es allerdings läuft, ist es super hilfreich und hat mir die Bearbeitung der offenen Posten und Debitoren erheblich erleichtert :)

 

Liebe Grüße

 

Hendrik

Svenja

Du kannst dafür auch den Bills & Invoices report nehmen. Dort kannst du dir mit dem “Status”-Filter ausschließlich die overdue invoices anzeigen lassen. Den kannst du dir dann auch als export schedule einstellen, dann bekommst du die Übersicht regelmäßig als Excel per Mail und siehst dann auch die jeweilige RG-Nummer, das Due-date, den Betrag, etc. Du könntest dir dann noch ne Spalte mit einer Formel zwischen “Due Date” und heutigem Datum basteln, dann siehst du, wie viele Tage die RG schon overdue ist.

LG Svenja

 

Für den Schedule könnte man diese beiden Intervalle einstellen, sollten aus dem Vorjahr noch welche offen sein. Ansonsten reicht natürlich “Year to date”:
 

 

Svenja Heer
F

Liebe @Svenja ,
vielen Dank! Das ist ja so viel übersichtlicher als das Hauptbuchkonto - das hilft immens.

@PIBTL4 vielleicht auch eine Option, falls der Excel-Crack mal keine Zeit hat die Tabelle zu fixen? :)

Danke und LG

Frauke

A
Userlevel 1

Hi @Svenja ,

habe mir mal unseren Report mit unbezahlten und überfälligen Rechnungen angeschaut und komischerweise kommen da welche mit Status geschlossen:

 

Wenn ich dann in eine reingehe, scheint alles in Ordnung zu sein und ich kann nirgendwo die Zahlung verbuchen:

 

VG 

Dennis

Svenja

Hi @Svenja ,

habe mir mal unseren Report mit unbezahlten und überfälligen Rechnungen angeschaut und komischerweise kommen da welche mit Status geschlossen:

 

Wenn ich dann in eine reingehe, scheint alles in Ordnung zu sein und ich kann nirgendwo die Zahlung verbuchen:

 

VG 

Dennis

 

Hallo Dennis,

“Geschlossen” bzw. Closed ist eigentlich das Level für “Bills”, nicht “Invoices” (also Rechnungen mit Zahlungen, keine Debitoren). Wenn ihr das Debitorentracking über Mews macht, sollten die einzigen Labels bei den Debitorenrechnungen sein “Unpaid”, “Overdue” oder “Paid”.

Kannst du den Report nochmal anzeigen lassen und sichergehen, dass vorher die der Status-Filter wirklich nur auf Unpaid and Overdue invoices steht?

Ansonsten müsste ich es mir mal angucken.

LG Svenja

Svenja Heer
Svenja

Die Rechnungen haben dann auch immer rechts drei Punkte, von denen du direkt in den Billing Screen kommst, in dem das Receivable Tracking liegt. Bei deinem Screenshot sind das keine Debitorenrechnungen sondern geschlossene “Bills”.

Svenja Heer

Reply


Terms and ConditionsCookie settings