Guten Morgen @Andrea S.
In unserer Erfahrung / Empfehlung:
- Gestaltung des Datev Kontenplans, sodass für jedes Konto klar ist, ob es von Mews bebucht wird oder direkt in Datev. Keine Vermischung (keine manuellen Korrekturen auf Konten, die von Mews bebucht werden)
- Nutzung eines dedizierten Benutzers in Datev zur Verbuchung der Mews Umsätze / bevorzugt über Datenexport/import (das Omniboost Interface Mews-Datev funktioniert in unserer Erfahrung sehr gut)
- Monatlicher Abgleich der Konten zwischen Daten und Mews und Nachweis, dass Salden übereinstimmen (Excel Bericht, links Mews Konten, rechts Datev Konten)
- Monatliche Ablage/Archivierung der Mews Berichte im PDF Format
- Führen eines Buchhaltungsmanuals / Dokumentation, welches die Überführungen Mews - Datev und den Vorgang des Exports/Imports beschreibt, inkl. detailliertem Change Log (wer hat was wann geändert)
Mittels Vorlage
- des Mews Accounting Reports in PDF auf Monatsbasis
- des Datev Saldenberichts auf Monatsbasis
- des Buchhaltungsmanuals, welches die Überführungen beschreibt
- des detaillierten monatlichen Abgleichs als Nachweis
kann damit in unserer Erfahrungen die Anforderungen des Prüfers erfüllt werden.
In unserer Erfahrung verlangt dann der Prüfer meistens noch den Nachweis von Einzelfällen, meistens auf Basis von konkreten Reservierungen (wie wurde der Preis für eine Reservierung bestimmt, wie angelegt, wie verbucht, wo tauchen die Umsätze in Datev auf, wie bezahlt etc.). In unserer Erfahrung sucht sich der Prüfer dabei 10-20 zufällige Beispiele raus, die das Hotel dann nachweisen / dokumentieren muss.
Wir empfehlen auch den frühzeitigen Einbezug des Steuerberaters, um die Revisionsanforderungen aus seiner Sicht zu dokumentieren/erfüllen. Wenn der Steuerberater zufrieden ist, ist es der Prüfer meistens auch.
Auf folgende Punkte empfehle ich bei Mews acht zu geben:
- Im Gegensatz zu anderen PMS ist bei Mews die MwSt nicht an ein Konto / Accounting Category gebunden, sondern an das Produkt. Es ist daher möglich, dass mehrere MwSt-Sätze auf einem Konto auflaufen, etwas, was viele Buchhaltungssoftwaren Mühe damit haben. Diese Konstellation am besten schon im Mews Setup vermeiden, und nur Produkte mit dem gleichen MwSt.-Satz auf ein Konto verbuchen lassen. Wir empfehlen auch Produktzwang für alle Services, um die Konstellation von direkt auf Service gebuchten Umsätze zu vermeiden.
- In meiner Erfahrung übertragen die meisten Schnittstellen nur den Bruttowert einer Accounting Category, und die Buchhaltungssoftware berechnet die MwSt nochmals neu aufgrund seiner Konfiguration. Hier lauert ein grosses Risiko für die Prüfung, da wenn die aus der Buchhaltung abgeführte MwSt nicht übereinstimmt mit der im PMS an den Gast ausgewiesenen MwSt grössere Strafen drohen können. Im monatlichen Abgleich daher unbedingt Brutto, Netto und MwSt-Betrag vergleichen zwischen den Systemen. Hier dann beachten, dass Mews die MwSt auf jeder Transaktion berechnet, die Buchhaltungssoftware aber auf der Tagessumme, daher kann es Rundungsdifferenzen geben.
- Achtung bei Rabattbuchungen / Stornierungen von Rechnungen in Mews. Diese werden nicht zwingend auf das gleiche Konto zurückgebucht wie wo sie herkamen. Hier Setup und Handling sehr genau überprüfen und Tests in Demo machen.
- Genaue Überprüfung und Festlegung des Deposit Handlings! Mews kann Deposits mit getrennten MwSt-Sätzen verbuchen (nur bei manueller Buchung, nicht der automatischen), diese laufen aber zwingend auf eine gemeinsame Accounting Category auf, was vielen Buchhaltungssoftwaren Probleme bereitet, da sie getrennte Konten für Deposits nach Steuersatz erwarten.
- Excel Reports sind in unserer Erfahrung nicht revisionssicher, da veränderbar. Am besten auf monatlicher Basis die Reports auch in PDF Form ziehen aus Mews und so sicher und revisionskonform archivieren.
Bei Fragen gerne - guten Wochenstart, Marc
