Skip to main content

Dear Mews freaks,

I am facing a challenge and would like to hear your opinions and possible solutions. Our hotel offers rooms and breakfast and creates invoices in Mews at check-out for all reservations. We also have a nice terrace where we sell drinks to passersby. For these terrace sales we create invoices under the name "external terrace". However, it becomes difficult to request name and address information for billing purposes from every customer who drinks a coffee or a Coke on the terrace.

I was recently informed by the tax authorities that every invoice must officially include the customer's name and address. Missing this information can result in a fine between 50 and 500 euros per invoice, depending on the invoice amount. Since I do not exceed 25,000 euros per year for these terrace sales, I do not need to purchase a white cash register.

Do any of you have experience with a similar problem and perhaps a suggestion for a solution? I would love to hear your insights and advice.

Thank you very much for your help.

Kind regards, 
Robin

 

Beste collega hoteliers,

Ik sta voor een uitdaging en zou graag jullie mening en mogelijke oplossingen willen horen. Ons hotel biedt kamers en ontbijt aan en maakt bij het uitchecken facturen in Mews voor alle reserveringen. Daarnaast hebben we een mooi terras waar we drankjes verkopen aan voorbijgangers. Voor deze terrasverkopen maken we facturen aan onder de naam "extern terras". Echter, het wordt moeilijk om bij elke klant die een koffie of een cola op het terras drinkt, naam en adresgegevens te vragen voor de facturering.

Recentelijk werd ik geïnformeerd door de belastingdienst dat elke factuur officieel de naam en het adres van de klant moet bevatten. Het ontbreken van deze gegevens kan resulteren in een boete tussen 50 en 500 euro per factuur, afhankelijk van het factuurbedrag. Aangezien ik niet over de 25.000 euro per jaar kom voor deze terrasverkopen, hoef ik geen witte kassa aan te schaffen.

Heeft een van jullie ervaring met een vergelijkbaar probleem en wellicht een suggestie voor een oplossing? Ik zou graag jullie inzichten en advies horen.

Hartelijk dank voor jullie hulp.

Met vriendelijke groeten, 
Robin

Hi Robin

I believe this could be a problem of terminology. Check with the authorities if there is a difference between

  • Invoice - folio checked out on debtor
  • Folio - folio paid in the hotel for different services
  • Receipt - folio paid in cash

In my experience, PMS do not separate the terminology very strictly around the 3, while tax authorities know different regulations around the 3. Your tax authority might refer to invoice as only folios which are not paid on site (debtor), where the mentioned regulation to have customer address makes sense and is “normal” in many countries.

 

Best, Marc

Reply


Terms and ConditionsCookie settings