Hallo zusammen,
nutzt jemand von euch bereits die neuen Automatisierungen in Mews und könnte uns eventuell weiterhelfen?
Wir möchten einige einfache Abläufe automatisieren, z. B. dass automatisch eine Aufgabe für das Housekeeping erstellt wird, sobald das Produkt „Haustier“ zu einer Reservierung hinzugefügt wird.
Hat jemand von euch damit bereits Erfahrung und kann uns Tipps geben?
Vielen Dank vorab!
Hallo Vivien,
ich habe zuletzt auch mit den neuen Automatisierungen experimentiert und mittlerweile eine funktionierende Automation zum Erstellen von Housekeeping-Aufgaben gebaut.
Für einfache zeitgesteuerte Abläufe hat bei mir folgender Aufbau funktioniert:
Wichtig ist, dass die erforderlichen Felder (z. B. Name der Aufgabe, Frist und Abteilung) ausgefüllt werden und die Variablen aus dem vorherigen Schritt übernommen werden.
Für dein Beispiel (“Haustier” wurde zu einer Reservierung hinzugefügt) würde ich allerdings einen anderen Trigger verwenden. Ich bin mir nicht sicher, ob es aktuell bereits einen Trigger für das Hinzufügen eines Produkts gibt. Falls nicht, könnte man eventuell über einen Scheduler und entsprechende Filter arbeiten.
Die Funktion befindet sich ja noch in der Beta, daher bin ich selbst noch am Ausprobieren. 
Danke dir @Sonja 
Ich werde es nochmal versuchen. Ich finde allerdings, dass das Modul „Automatisierungen“ aktuell etwas zu kompliziert aufgebaut ist. Ich hoffe, dass die Live-Version später einfacher und verständlicher sein wird.
Aktuell nutzen wir die Automatisierungen in Flexkeeping – dort lassen sie sich deutlich einfacher erstellen.
Ja, ich finde es auch noch sehr kompliziert (wenn auch schon besser als in der ersten Version), ich hab es auch nur mit Hilfe von KI und vielen Screenshots und hin- und herprobieren hinbekommen - als die Aufgabe dann erstellt wurde, hat es sich wie ein kleiner Triumph angefühlt 
Hallo Vivien, ich hab gerade eher zufällig entdeckt dass es bei den Automatisierungen nun eine KI-Funktion gibt, der Du nur noch beschreiben musst was Du automatisieren möchtest, und sie richtet das Ganze ein.
Ich hab mich noch nicht getraut, es zu aktivieren, will mich aber nächste Woche mal tiefergehend damit befassen, aber es sieht schon mal ziemlich cool aus - ich bin gespannt, ob es so funktioniert wie ich es mir erhoffe 
@Sonja ich hatte gestern mit Laura von MEWS einen Call. der KI Bot funktioniert sehr gut! Wir werden in den nächsten Tagen die ersten Tests starten
ich bin auch total begeistert von dem was ich bisher gesehen habe. Alles was ich mir so wünsche klappt noch nicht, aber ich bin zuversichtlich dass da noch einiges gehen wird absoluter Mehrwert 
was klappt denn bisher noch nicht? Vllt ist dein Stand noch alt?
Aufgabe automatisch schließen wenn eine Buchung storniert wird z. B. weil es - zumindest in meiner Version - Stornierung als Trigger nicht gibt.
ich teste mich gerade noch mit ein paar einfachen Szenarien durch. Early Check In hinzufügen der automatisch die Anreisezeit ändert und auch automatisch eine Aufgabe generiert funktioniert einwandfrei, beim Late Check Out und beim Babybett reagiert noch nichts.
Die Fehlermeldung im Ausführungsprotokoll wäre diese
Mal sehen, wo die Reise hinführt… aber das Ding ist schon spannend.
^^ den Fehler konnte ich übrigens finden. Nicht beschreiben, wenn das Produkt hinzugefügt wurde, sondern “wenn das Produkt über die Posten hinzugefügt wurde”, dann klappt es 
wo kam die Fehlermeldung, beim KI Test zum Abschluss?
nein, die habe ich aus dem Ablaufprotokoll unter dem fehlgeschlagenen Schritt gefunden
Hey Sonja, ich habe das ganze mit Babybett, Zustellbett etc gebaut, brauchst du noch Hilfe?
@Johannes_Rott ähnlich wie Sonja will ich auch einen Flow bauen, der alle verknüpften Aufgaben löscht, sobald das Zimmer storniert wird. Hierfür bräuchte es 1, einen Trigger “sobald Reservierung storniert wird” wobei man das mit einem Schedule umgehen könnte, aber 2, und noch wichtiger die Aktion “Aufgaben löschen” unter Angabe der Reservierungs-ID
Hey Fabian,
in einem unserer Hotels laufen die Dinge wie Aufgabe erstellen wenn Produkt hinzugefügt, Hinweis ans HK wenn mit X Personen belegt" etc schon gut, auch die An-/Abreisezeit passt sich automatisch an wenn ECI/LCO hinzugefügt wurde. In den anderen läuft es noch nicht ganz so wie ich es mir vorstelle, aber ich denke das wird heute im Laufe des Tages.
Leider fehlen noch so einige Trigger, aber da bin ich zuversichtlich dass sich da einiges tun wird
@Sonja mir wurde eigentlich bestätigt, dass das automatische Löschen bereits funktioniert… nach Rückfrage geht dies nur bei Automatisierungen über Flexkeeping und nicht über MEWS - Sie arbeiten mit Hochdruck an einer Lösung.
Thanks for the discussion, we recognise that limitations with the task functionality undermines the usefulness of automating some tasks as they are not removed when the reservation is cancelled or moved if the reservation is moved. I would recommend trying to set up your automations so that the tasks are created as close to the arrival date as possible to minimise the chance of an amendment. We have been talking with the team who own tasks and they have plans to improve the functionality in 2027 to align with the housekeeping tasks.
In the interim we are considering adding the status of the reservation to the task list so that users can at least see a reservation has been cancelled from the list. Do you think this will help?
Hi Laura,
Thanks for the update!
Displaying the reservation status in the task list would definitely be helpful as an interim solution, especially for cancelled reservations.
We currently have several automations that create housekeeping tasks as soon as a reservation is made, for example when a room is booked for three or four guests.
However, if an early check-in is added afterwards, the reservation’s arrival time changes from 3 PM to 1 PM, while the existing housekeeping task remains due at 3 PM.
Based on your recommendation, we’re now considering a different approach: running an automation one day before arrival to check which housekeeping tasks are required and create any missing ones using the reservation’s current details.
Do you think this would be a better approach for the time being?
One important question would be whether Mews Automations can check if a particular task already exists for a reservation, so we can avoid creating duplicates.
Ideally, we’d also like to detect tasks with outdated deadlines, but I assume this might be limited by the current task functionality.
We’re looking forward to the improvements planned for 2027!
Hi Sonja
My developer has worked some magic and they have actually managed to update the task functionality so that if the related reservation is cancelled any associated tasks will be also be cancelled. This will be deployed to production tomorrow afternoon so you should see this working by the end of the week.
It still doesn’t resolve the issue if the reservation dates are moved so it might still be best to consider if your tasks can be created closer to the date that they are required.
Hi Laura,
amazing news thank you! We’ll watch out for it 
