Hi!

We recently switched to Mews and have some issues regarding the handling of prepayments (proforma invoices & payment links). To be in line with swedish tax law, the VAT and thus the sale of a good or service must “occur” on the day of a received prepayment.

3 § Skyldigheten att betala skatt enligt 1 § vid omsättning inträder när varan har levererats eller tjänsten har tillhandahållits eller när varan eller tjänsten har tagits i anspråk genom uttag, om inte annat följer av andra stycket eller 3 a, 3 b, 4 eller 5 a §.

Om den som omsätter varan eller tjänsten får ersättning helt eller delvis för en beställd vara eller tjänst före den tidpunkt som avses i första stycket, inträder skattskyldigheten när ersättningen inflyter kontant eller på annat sätt kommer den som omsätter varan eller tjänsten till godo. Detta gäller dock endast om omsättningen är skattepliktig när ersättningen kommer den som omsätter varan eller tjänsten till godo.

I understand that we can close out balanced bills as soon as the payment is received and this works somewhat for regular reservations where we only bill the accomodation. The big problem is that we keep track of sales on a daily basis, often in connection to salary cost for that day and this becomes a problem if the sale needs to occur on another day. (On the day of a big party we might utilize extra workforce, incurring a higher cost, but also a higher sales volume). Prepayment for dinners and the like are also tricky since we don’t know ahead of time exactly what will be ordered and added to the bill.

Does anyone here face the same issue or has someone found a solution? I’m excited to hear your feedback!

Best regards,

Alexander