Exportmöglichkeiten aus HS3 in MEWS

Es gibt verschiedene Arten von Reservierungsimporten:

• Manuell mit der MEWS Excelliste
• Ein erneutes Übertragen der Onlinereservierungen
• Den HS3 zu MEWS Reservierungsimport

Der „HS3 zu MEWS Reservierungsimport“ ist die umfangreichste Möglichkeit Ihre HS3 Daten in MEWS zu integrieren. Hierfür muss jedoch zwangsläufig die Konfigurationsdatei auch von HS3 erstellt worden sein. Ohne die notwendige Konfigurationsdatei wird ein Import der Reservierungen wahrscheinlich fehlschlagen.

Umfang des Reservierungsexports HS3 zu MEWS

Die notwendigen Optionen können nicht von Ihnen durchgeführt, sondern werden von Ihren Onboarding Manager koordiniert. Grundlage bildet hier eine Datensicherung von Ihrem System.

Was von HS3 ausgegeben wird:

• Reservierungen anhand des Status (Option, Angebot, Definitiv und Garantiert, Day-Use). Da MEWS Angebote nicht kennt, werden diese auch als Option übertragen. Bitte beachten Sie, MEWS lehnt sämtliche Optionsdaten ab die in der Vergangenheit liegen. Diese Buchungen werden nicht importiert. 
• Reservierungen mit und auch ohne Zimmerzuweisung. In MEWS werden Zimmer automatisch zugewiesen.
• Hat die Buchung inkludierte und exkludierte Positionen, wird dies wie in HS3 abgebildet gesendet. Unter ganz besonderen Bedingungen kann es zu Rundungsdifferenzen kommen, da die Berechnungen sehr unterschiedlich sind. Ansonsten sind die Preise, Steuersätze und Leistungsdaten identisch.
• Die Reservierungsnummer aus HS3 und auch eventuelle Online-Buchungsnummern werden an MEWS übertragen. Bitte beachten Sie, dass Reservierungen die über einen Channel Manager gebucht wurden, nach dem Import nicht von diesem gesteuert (modifiziert/storniert) werden
• Anzahlungen werden dem Gastnamen der Buchung zugewiesen und sind in allen Gastbuchungen zu finden. Steuersatz und Zahlungsdatum kann nur als Text übergeben werden, da MEWS hier keine Zahlung am vergangenen Datum zulässt, noch Steuersätze übergibt.
• Reservierungsnotizen und Gastnotizen für diese Reservierung werden übertragen. Natürlich auch die allgemeinen Gastkommentare aus den Stammdaten.
• Kurtaxe und Bettensteuer werden aus dem HS3 nicht übertragen, da diese in MEWS neu berechnet werden.
• Gast- und Bucherinformationen, wie die Adresse und Kontaktdaten, Notizen und Kommentare, werden aus HS3 importiert.
• Reservierungen mit einem Umzug, begonnene Reservierungen oder Reservierungen mit einem Late check-out werden nicht übertragen.

Ihr Onboarding Manager bespricht mit Ihnen eine Zusammenfassung nachdem der Import abgeschlossen ist.

Bei Rückfragen zum Prozess können Sie sich auch gerne an das HS3 Team unter [email protected] wenden oder die Fragen hier stellen.

Was Sie vor dem Import tun können

Anzahlungen werden aus HS3 als “Übertrag” in MEWS eingespielt. Dies bedeutet, dass die Summe ohne Umsatzsteuer in Mews bereit steht. Die Versteuerung ist ja bereits im HS3 bei der Einzahlung geschehen und kann somit nicht im Mews erneut stattfinden. 

Damit auch die FiBu Erfassung klappt, legen Sie bitte ein FiBuKonto für den Übertrag an und aktivieren auch die externe Zahlungsart “Übertrag”.

1. Einstellungen – Unterkunft – Finanzen – Buchhaltungskategorien
   1. Mit dem Plus Zeichen oben rechts erstellen Sie bitte ein neues FiBuKonto um hier dann alle übertragenen HS3 Zahlungen zu erfassen
2. Einstellungen – Unterkunft – Finanzen – Buchhaltungskonfiguration
   1. Unter „Externe Zahlungsarten“ fügen Sie bitte den „Übertrag“ hinzu
3. Einstellungen – Unterkunft – Finanzen – Buchhaltungskonfiguration – zweiter Reiter „Buchhaltungskategorien“ ,suchen Sie das Wort „Übertrag“ und weisen hier das neu erstellte Konto zu.

Ansonsten laufen Ihre Umsätze in “nicht spezifiziert”, wenn Sie eine Finanzbuchhaltungssoftware nutzen.

1. Schauen Sie, welche Zimmer out of order oder out of Service sind. Diese sollten Sie nach dem Export unbedingt in MEWS eintragen.

Was nicht übernommen werden kann

1. Ihre Vorlagen aus HS3 - diese sind nicht kompatibel zu MEWS. 
2. Zimmerstatus aus HS3 - out of order/out of service/Zimmerstatus