Overbook Bloc de disponibilites ?

Bonjour ​@Warh1,

Je m’appelle Paul, un des Community Ambassadors chez Mews.

Merci pour votre retour très détaillé — votre cas d’usage est tout à fait compréhensible, en particulier dans un contexte opérationnel où il y a beaucoup d’extensions, de changements de chambres et d’ajustements de dernière minute.

À ce jour, dans Mews, il n’existe pas d’option native dans la plateforme permettant d’overbooker un contingent de groupe de façon contrôlée, comme cela pouvait se faire dans Hotello. Cette limite est connue sur les blocs de groupes, notamment pour les établissements ayant une gestion très dynamique des allotements.

Concrètement, cela signifie que lorsqu’une date du bloc est complète, Mews peut empêcher la création d’une réservation qui traverse cette date, même si, d’un point de vue opérationnel, vous savez que votre inventaire réel vous permettrait de l’accepter. De la même manière, les shoulder dates ne sont pas gérées de façon flexible dans le flux standard des availability blocks.

Dans la pratique, la meilleure approche actuellement dans Mews est généralement la suivante :

• conserver dans le bloc uniquement le volume “contractuel” ou “sécurisé”

• gérer les besoins de dépassement via des réservations créées en dehors du bloc

• rattacher ensuite ces réservations au groupe si vous souhaitez maintenir la cohérence du suivi client

Il est en effet possible de fusionner une réservation dans un bloc, ce qui constitue un contournement utile pour certains cas comme les shoulder dates. En revanche, ces réservations fusionnées ne sont pas comptabilisées comme du pick-up dans l’inventaire du bloc lui-même.

Autrement dit, pour un fonctionnement comme le vôtre, les bonnes pratiques opérationnelles les plus réalistes aujourd’hui sont plutôt :

Recommandation opérationnelle

1. Bloquer uniquement la base garantie

Créer dans le bloc le nombre de chambres que vous considérez comme réellement sécurisé au quotidien, plutôt que d’essayer d’anticiper tout le potentiel de dépassement.

2. Gérer le dépassement hors bloc

Pour les arrivées qui doivent traverser une date déjà “pleine” dans le bloc, créer la réservation en dehors du bloc lorsque nécessaire. Dans certains cas, une réservation optionnelle créée depuis le New Reservation Screen peut aussi servir de solution temporaire pour tenir la chambre jusqu’à confirmation.

3. Rattacher ensuite au groupe pour le suivi

Si l’objectif est de conserver le lien commercial ou opérationnel avec le groupe, la réservation peut ensuite être fusionnée au bloc pour garder la visibilité côté groupe, même si cela ne recalculera pas automatiquement le pick-up du bloc.

4. Éviter de surcharger le bloc avec des ajustements quotidiens

Dans un environnement très mouvant, essayer de faire porter toute la flexibilité directement par le bloc entraîne souvent beaucoup de maintenance manuelle. Il est généralement plus simple d’utiliser le bloc comme base contractuelle, puis de gérer les exceptions en dehors du bloc.

Une autre approche consiste à utiliser une date de libération de l'inventaire (release date) pour que les chambres non confirmées reviennent en inventaire général avant la période d'arrivée, ce qui réduit également les interventions manuelles.

En résumé, il n’existe pas aujourd’hui dans Mews de mécanisme aussi souple que celui que vous aviez dans Hotello pour overbooker légèrement un contingent de groupe sans intervention manuelle régulière. La solution la plus stable consiste donc à utiliser le bloc comme socle, puis à traiter les exceptions via des réservations hors bloc, que vous pouvez rattacher ensuite au groupe lorsque cela est utile.

Bien cordialement,

Paul